De essentie van een bedrijf is nog altijd: input (grondstoffen), bewerking en output (producten).
Om van grondstof tot product te komen is er nogal wat nodig:
- Dingen moeten gebeuren (processen),
- Samenhang (organisatie) is nodig,
- Mensen die het werk doen en
- Systemen om de mens en processen te ondersteunen.
We noemen deze de vier pijlers van organisaties:
- de processen
- de organisatie
- de mensen
- de techniek
In dit stuk wordt beschreven wat de gevolgen zijn van scheefgroei van de pijlers en hoe je dit kunt voorkomen.
Een gezond bedrijf ontwikkelt zich voortdurend. Al is het alleen maar om mee te gaan met de veranderende omgeving. De maatschappij en techniek zijn namelijk niet de meest constante factoren waar bedrijven mee te maken hebben. Daarnaast is het verstandig om te blijven innoveren. Bijvoorbeeld om zich te kunnen blijven onderscheiden. Wanneer een bedrijf zich niet kan onderscheiden, is er minder kans dat het zal overleven. Men moet weten waarom men jouw bedrijf kiest en niet een ander.
Als een bedrijf zich ontwikkelt, is het belangrijk dat de vier pijlers gelijk mee ontwikkelen, anders krijg je scheefgroei. Men kan processen dermate soepel inrichten, maar als de mens, organisatie of systeem star is, kan je hieruit niet optimaal winst behalen. Ook hier geldt in feite: de zwakste schakel is bepalend voor het succes van het product. Er kan gekozen worden voor een parallelle ontwikkeling van alle pijlers tegelijk. Dit is dan wel een heel intensief programma waarvan men zeker moet weten of de organisatie dit wel aan kan. Dit kan een groot risico zijn.
Beter is: ontwikkel eerst de zwakste van de vier pijlers tot het gewenste niveau. Herhaal dit voor alle vier de pijlers en begin dan de exercitie opnieuw. Op deze manier houdt men focus en blijft men in controle.
Ongelijke pijlers lokken compensatiegedrag uit en compensatie staat gelijk aan inefficiëntie en dus verlies van energie. Vaak zie je bij bedrijven dat de ICT sterk ontwikkeld is, maar dat het niveau niet aansluit bij de rest van de organisatie. In het bovenstaande linkerdeel van de afbeelding zie je dat de ICT de tekortkomingen van de overige pijlers compenseert. Dit kunnen dure investeringen zijn die niet optimaal benut worden. Met compenseren haal je niet het juiste rendement. Je lost een probleem op in de ene pijler met inzet van een andere pijler; dit kan nooit de bedoeling zijn.
In theorie kun je weliswaar met een onbeperkt budget voor techniek of mensen de overige pijlers compenseren, maar er is nooit een onbeperkt budget. We moeten ons altijd bewust blijven van het feit dat capaciteit (of budget) schaarste kent.
Voorkom het compenseren. Als de remmen aanlopen los je dat niet op door een zwaardere motor in te bouwen.
Streef naar gelijke pijlers op het gewenste niveau voor het beste rendement.
Onbalans is niet per definitie een vergelijking in aantal of investering in geld, maar is de mate waarin de ene pijler een tekort in de andere compenseert.
Maar hoe weten we of de pijlers in balans zijn? Dat kan op de volgende wijze:
- Kies één van de pijlers en kijk kritisch welke maatregelen zijn getroffen om tekortkomingen in andere pijlers te compenseren (wat zou eigenlijk niet moeten).
- Het eerste perspectief is het proces.
- De vraag aan mensen: welk niveau of aantal Fte wordt geëist om onvolkomenheden van de processen te compenseren?
- De vraag aan organisatie: welke organisatie keuzes zijn gemaakt om onvolkomenheden van de processen te compenseren?
- De vraag aan techniek: welke technische keuzes zijn gemaakt om onvolkomenheden van de processen te compenseren.
Welke manier je ook hanteert, om de juiste balans te ontdekken tussen de pijlers, is het belangrijk dat je compensatie herkent.
Ongelijke pijlers van organisaties zorgen voor compensatie.
Compensatie is per definitie inefficiënt.
Zorg voor een balans in de ontwikkeling van de vier pijlers.
Probeer niet alle pijlers tegelijk te ontwikkelen.